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论文关键词: 高职院校 学生质量 信息员管理
论文摘要: 本文作者基于教育管理实践,探索从建立组织结构、制定规章制度、设置选聘条件、开展相关培训、指导日常工作和做好总结改进六个方面规范学生质量信息员的管理。
学生质量信息员(以下简称信息员)是由学院教育质量管理部门(未成立质量管理处的高职院校一般为教务处)聘任的,参与学院质量监控的学生,是学院与学生进行联系的桥梁和纽带之一。他们主要从事为学院采集并初步加工与教学、行政、后勤服务质量有关的各类信息,从而为学院的质量管理工作提供有价值的意见和建议。
近年来,随着教育质量工程的深入实施,越来越多的高职院校开始高度重视信息员队伍建设,并充分发挥他们在教育管理,特别是在教学质量监控中的重要作用。要提高信息员工作的实效性,首先必须规范其管理,笔者从六个方面具体阐述高职院校的信息员管理。
一、建立信息员的组织机构
在质量管理部门的直接领导和指导下,建立学生质量信息部(以下简称信息部),统一管理学院各级信息员并从事相关质量信息工作。信息部设指导教师1名,部长1名,副部长若干名,干事若干名。
学院信息员队伍理论上分三级:院级、分院(系)级和班级。但高职院校在实际的信息员管理工作中(与本科院校相比,专业数、学生数等相对较少),可以将信息员管理层级扁平化,也就是可取消分院(系)级信息员,便于提高工作效率。因此,我们在每个班级配备1名班级信息员,而院级信息员则是在确定全校班级数的基础上,按院级信息员和班级信息员比例1∶10配备。信息部部长、副部长和干事都为院级信息员。
信息部根据工作需要,可以在其内部再分组,可按教学部门分组,也可按信息活动各职能分组,如××分院(系)组、活动策划组、宣传组等。
二、制定信息员的规章制度
“没有规矩,不成方圆”。信息员的规章制度主要包括工作原则、奖惩办法、工作职责、工作内容四个部分。
1.信息员的六大工作原则
(1)客观性原则。以学生反映事实为基础,实事求是地做出公正、恰当的结论。坚持认真、科学的态度,不得在工作中弄虚作假。
(2)及时性原则。及时将学生们的意见和建议等反馈给信息部。
(3)执行性原则。信息工作重在执行,需要不折不扣地完成各项工作。
(4)建议性原则。站在学生的视角,帮助学院“诊断”教学、行政、后勤工作。
(5)保密性原则。要妥善保管有关资料,不得随意更改、传阅及散布相关内容。
(6)协调性原则。信息员接触面较广,在工作中应注意方式方法,协调好方方面面。
2.信息员的奖惩办法
学院质量管理部门每学期都应进行“优秀学生质量信息员”的评选,并对认真负责、成绩显著的信息员给予一定奖励,颁发荣誉证书。优秀信息员的评选则根据信息员参与活动情况和所采集及初步加工信息的质量及数量确定。
当然,对于不能履行职责或不遵守纪律的信息员,经核实后应立即予以解聘。
3.信息员的工作职责
(1)及时反馈师生上课纪律情况(包括迟到、早退、旷课、课堂秩序等)。
(2)及时反馈教师教学方面的优差情况(包括教学态度、上课准备、举止仪表、教学内容的安排、师生互动、板书、语言表达、辅导及批改作业、教学效果等)。
(3)及时反馈教学部门的教学管理情况(包括教学管理过程中的问题与不足、成功的管理经验、好的管理建议等)。 "
(4)及时反馈学生思想、学习和生活动态。
(5)及时反馈学院教学基本设施(包括教室、自习室、实验室、图书资料、音响照明等)的使用问题与困难。
(6)及时反馈学院其它与教学、行政、后勤服务紧密相关的情况以及需要学院解决的问题。
4.信息员的主要工作内容
(1)月报制。信息员应在每月的月底前将本月的《质量情况反馈表》上报质量管理部门。
(2)通过各种有效方式在班级宣传学院的办学宗旨、学院的各项发展、学院质量管理的动态及学生投诉的正确流程,为构建和谐校园做好工作。
(3)经常与班级同学交流沟通,耐心地做好相关疏导工作,遇到问题及时上报。
(4)不定期开展调查研究,分析信息反馈的原因。
三、设置信息员的选聘条件
信息员由质量管理部门负责聘任。质量管理部门应根据规章制度及实际工作需要,设置当年的选聘条件。
院级信息员的选聘在考虑专业分布、年级分布均衡性等条件的基础上,要是有较高的思想政治素质,有较强的组织和协调能力,有较广泛的群众基础,责任心强,有一定的写作能力和计算机操作能力,热心为学院和学生服务的在籍学生。
班级信息员由班级在本班学生干部中推选,一般为班级的学习委员。
四、开展信息员的相关培训
在信息员选聘结束后,质量管理部门应对其开展一系列相关培训,旨在提高信息员队伍的整体素质,促进信息员自身发展,并较好地完成相关工作。在培训中应注意以下三个方面的内容:
1.转变观念
每一个组织无论其大小,都有着自己的文化价值观念和基本行为准则。我们培训的重要目标就是首先使信息员完成从普通学生到学生干部的思想转变,并逐步了解并融入信息部的文化之中,形成统一的价值观念,按照信息部普遍的行动准则来从事信息员工作,与信息部的目标同步。
2.补充知识
当一名学生刚进入信息员队伍时,他们需要学习信息员工作的相关知识。我们对其的培训应注重案例教学,将工作流程通过“5W1H”方法进行讲解,即每一个环节都应告诉他们“何时何地何人?做何事?为什么?怎么做?”,使他们尽快上手,并增强自身的可持续发展力。
3.锻炼能力
通过团队合作和实际工作锻炼他们的能力,使他们不仅具有做好信息员工作的能力,而且在此过程中学会怎样做人,如何做事。
五、指导信息员的日常工作
指导工作应贯穿于整个信息员活动之中。指导教师主要负责指导信息部部长、副部长的工作,接着由信息部的部长、副部长具体指导干事的工作,再由干事具体指导班级信息员的工作,使指导工作层次分明,脉络清晰。
在指导工作中,无论是教师指导学生,还是学生指导学生,都应遵循“平等交流、和谐共处、以情感人、重在激励”的原则。“管理基本原理表明,人的工作绩效取决于他们的能力和激励水平即积极性的高低。其公式是:工作绩效=能力×激励”。[1]因此,我们在实际工作中可通过感情的促动、感情的熏陶及感情的激励,使工作意识、工作方法、工作内容等深刻地进入学生的心灵,达到“随风潜入夜,润物细无声”的效果。
六、做好信息员的总结改进
“组织作为一个有机体也和所有的生物有机体一样,都是处于不断进化和演化过程之中的,任何组织管理只有维持工作显然是不够的,它无法实现组织的可持续发展”。[2]在实际工作中,指导教师应组织信息部做好信息员的检查工作,将实际效果与预期效果进行对比,并组织信息员开会一起找出可改进之处,再制定相应的整改措施,持续改进及创新信息员工作,形成信息员管理的良性循环,也为下学期信息员管理工作计划提供依据。
参考文献: [2]周三多.管理学[M].北京:高等教育出版社,2005:319.
