1.工具价值
历史价值的延伸为工具价值，工具价值是档案发挥对人更为直接效用的体现。结合历史价值中人与档案关系，人对自身与时间关系的强调，工具价值可以在人与时间两个角度进行分类。
第一，根据档案关涉的主体划分，档案工具价值可分为对档案直接形成者、事件参与者的凭证价值，以及对其他主体的参考价值。关于凭证价值和参考价值的区分，在前文“凭证问题”中已进行了相关探讨，不再赘述。需要注意的是，这里对档案关涉主体的划分，囊括了档案对形成者价值和对社会的价值等学术观点。
第二，根据档案实现价值的时间不同，档案工具价值可分为现实价值和长远价值。一般认为，为现实的社会实践所用就是实现档案的现实价值，为相当长时间内的档案实践所用就是实现档案的长远价值。现实价值和长远价值的表述针对的是档案实现价值的时间，即“什么时间可用”，与档案的历史价值所体现的人们对自身与时间关系的理解和实践不同，不能混为一谈。现实价值和长远价值带有模糊性，其模糊性主要来自人们对时间认识的模糊性，以及利用者需求的不确定性，故而现实价值和长远价值的区分常用于一般性的经验表述。
以上关于工具价值和前文关于历史价值的表述，体现了人与档案多层次的关系，至于如何度量这种关系，请见后文的“价值规律”“价值条件”“档案鉴定”部分。
2.管理作用
档案的作用是档案价值在更为具体的实践场景中的表现。对社会组织而言，档案是其各项活动的原始记录，管理是社会组织的基本职能，档案可为社会组织的决策提供历史信息，促进其计划、组织、指挥、协调和控制的完成，完成所谓“资治”。
那么档案发挥管理作用的内在机理是什么呢？
目前人们对“管理”的解释很多，管理是社会组织为实现预期目标所开展的以人为中心的协调活动，是同别人一起或通过别人使活动完成得更有效的过程，管理有内容、耗资源、用方式等。无论怎样解释管理现象，不可否认的是管理依赖信息。
这种依赖性来自信息的本源――信息源于P系的范畴。对社会组织而言，信息交流、信息保存和信息管理承载了组织管理中人与物、人与人的关系，如果说信息交流范畴内记录的前档案形态（如文件）体现了关系的形成和确认，如行文关系和权力关系，那么信息保存范畴内记录的档案形态则促进了对关系的回溯和调节，如了解过去、维系秩序、谋求新政策规则的合理性等，档案以其自身作为可能性空间的开放性，不仅体现了对组织管理需求的满足，也参与进了组织管理的建构过程。
在此基础上，信息管理范畴内的记录管理也就因此获得了组织的认可，成为组织管理的一部分，如社会组织的文件管理职能和档案管理职能。
3.业务作用
业务泛指个人或某个机构的本行业本职工作，与管理不同，业务活动更加强调专业性、差异性。档案在不同的专业领域有不同的存在状态，如会计档案、诉讼档案、水利档案等。这些专门档案作为业务活动的原始记录，为业务活动提供信息支持。
在前述“数量种类”中我们已经看到，以专业信息管理为内核的档案实践便需要协调与专门档案本身专业性的关系，这是档案实践应解决的一个重要问题。由于受专门档案实践领域大小、受关注程度、发展空间、从业者数量等因素的限制，专门档案实践和研究的进展表现为一种不均衡的状态，这是档案学科和档案职业群体的一种常态，也是国家档案资源体系建设的难点，如建筑工程档案的管理问题。
此外，由于各行各业的复杂性，档案除了维持业务活动的正常进行，往往需要工作者出示关于档案业务作用所产生经济效益和社会效益的“证明”，经济效益与社会效益的评估也是专门档案实践迫切需要解决的问题。
4.法律作用
法律作用主要涉及档案是否可以作为一种证据及其证明力如何。所谓证据，强调的是现存材料与过去事件的关系，这是法学、史学和档案学都关心的问题。
法律上，证据指“据以认定案情的材料”。虽然档案是一种原始记录，但不能乐观地认为档案天然就是一种证据，也不必为某些司法实践中未将某种档案学所关注的档案形式认定为证据而徒增烦恼。档案作为一种可能性空间，其是否成为证据存在可能性，这体现了人们法律理念与司法实践的多元性――换言之，“档案作为一种证据能发挥其法律作用”，只是常识表达，并不严谨。
理论上，档案作为法律证据需要通过证据“三性”的检验，即客观性、关联性和合法性。
客观性指证据存在的事实领域，如证据内容反映客观事实；
关联性指证据存在的逻辑领域，如证据事实与案件事实之间的关系；
合法性指证据存在的法律领域，如证据必须按照法律要求和法定程序取得。
证据“三性”的检验过程存在主客观关系、法律实践的价值观等问题，如证据立法者的理念是以绝对真实、查明事实为导向的，还是以兼顾事实与秩序、个人自由、公平和效率为导向的，还是以裁判事实的可接受性为导向的；证据从发现到最终被采纳的过程的主观性把握；证据形式是否为立法者认可等。这些问题导致了不同法系、不同国家法律理念与司法实践的差异――细品其意味，如档案的可能性空间所揭示的一样，档案实践也存在主客观统一、价值观等难以捕捉，易起论争的问题。
目前司法实践中将证据界定为“证明案件真实情况的一切事实”与档案实践中将档案界定为“档案是人们在社会活动中直接形成有价值的历史记录”有类似的让人困扰的问题――前者的问题在于把“需要判别”的证据类型看作是证据都是“真实”的；后者的问题在于把“需要判别”的档案类型看作是只要代入这个形成过程的档案就是正当合理的。正如一些法学家所感叹的，这些问题或许来自对“唯物”“客观”的片面认识，和“理想主义的民族心理传统”吧。
回到实践之中，有法学家认为：“关于人们的司法证明方式，人类曾从‘神证’时代走入‘人证’时代 ；又从‘人证’时代走入‘物证’时代。也许，我们即将走入另一个新的司法证明时代，即电子证据时代。”在当前信息化环境下，最近的我国《刑事诉讼法》《民事诉讼法》《行政诉讼法》已经肯定了电子数据作为一种新型证据的地位――虽然学术上关于电子数据、电子证据、书证、视听材料等证据的关系尚处争论，目前司法实践的一个焦点是电子证据收集、固定、鉴定等规则性问题――这与档案实践中的电子文件管理问题很相似，在这里，档案的可能性空间已经向我们展示了一个值得关注的领域。
5.文化作用
毫无疑问，档案现象中有文化元素。如某些档案是宝贵的文化财富，档案工作制度和方法也因带有地域性和文化性而丰富多彩，档案事业对人类文化的承载和创新有重要意义，档案人也有文化上的追求和使命等。
档案文化作用的发挥，来自档案的历史价值，在档案的形式、内容以及档案实践所体现出的人们过去的态度和行为等方面都有体现。档案现象中所渗透着的传统、习俗、仪式、轨迹、规则等内容，是丰富的可以汲取、拓展甚至参与政治、教育、科技社会化的文化素材。因此我们可以说，档案是文化影响力形成的重要资源，带有发现、收集、保管和利用工作性质的档案实践也就成为一种对文化进行塑造和传承的力量。
由于文化是人的社会成果，人的社会活动不同，文化也有差异，我们常说“只有民族的才是世界的”。既然文化存在差异，人们出于适应、调节和发展人与人的相互关系，就必须达到认可和认同。认可来自对他人的承认，认同则增添了赞同、接受和支持。档案一方面是所谓文化差异的例证，体现、积累和传承着各种独具特色的文化，有助于人们完成对自我身份的认同，进而帮助人们理解与他人的关系；另一方面，档案则以其原始记录增加人们之间关系的确定性、稳定性因素，减少因信息缺乏或不对称所带来的社会风险，再考虑到档案开放利用所体现的较多的乐观因素――人们对历史的科学态度和公民对政府的信任度等“正能量”，可以增加人们之间关系中的建设性因素，促进认同的实现。
6.价值规律
档案价值和作用为理解人与档案的关系提供了稳定基础，但仅了解价值的构成和静态表现并不足以让人走出一些暧昧的困境，正如为什么有时人们会对档案的功用不吝赞美之辞，有时却又将其遗忘，甚至希望其尽早消亡。因此，我们不得不再次沉下心来考察档案价值动态变化的规律性问题。
档案价值的变化扑朔迷离。我们可以据档案内容与版本的唯一性等特点，以及档案不仅可满足其形成者之用，更因其作为一种历史记录的开放性而存在为社会所用的可能性，就乐观地得出档案价值存在“扩展规律”。然而，生活的经验却告诉我们，那些当事人面临追责问题的档案常被积极地按期销毁，那些本已价值扩展了的档案，也可能会突然被雪藏和封闭。这样看来，档案的价值或许还存在“收缩规律”“消亡规律”。我们也可以据档案对社的有用性是有时限的思考，认为档案价值具有“时效规律”，然而人们对当代历史的复杂心态和对当下秩序的尊重，却又使档案只能在安静的角落感叹着时光寂寞――但愿人们在若干年后发现它时，还可以据它做出迟来的“审判”。
来自档案可能性空间的三个维度透露了档案价值规律所涉及的三个要素：
其一是“形态”要素，如档案的完备性、典型性和艺术性等特性。例如，一些曾无甚价值、司空见惯的档案物理形式，在其同类“濒危”后，可能获得新的价值增量。
其二是“技术”要素，如档案实践的信息技术应用、信息系统建设和信息服务能力等问题。不同的信息化条件，对于档案价值的发挥起重要作用。
其三是“价值”要素。这里的“价值”指人们的倾向性，可分为“安全和效率”问题和“秩序和自由”问题。
关于“安全和效率”问题。如果倾向于安全，人们常会为档案价值设定边界，扩展意味着风险；如果倾向于效率――毕竟信息的生命在于运动，运动以效率为第一考虑，那么人们也乐于看到档案对形成者之外其他人功用的实现。进一步地引入档案发挥作用频率的话，这个问题会复杂一些。出于对档案自身安全的顾虑，档案越少使用越好，但可能对某些人的安全而言，越多使用越好――比如通行证。如果倾向于效率，我们乐于看到档案在社会中的“出镜率”更高，但对某些人的效率而言，又可能越少使用越好――我们大概不会每次上课前都要求老师展示其教师资格证吧？
关于“秩序和自由”问题。档案体现了人们对自身与时间关系的理解和实践。如果认为人们对真实历史的追求没有终点，那么追求过程中人们态度和行为就是最重要的，其中“秩序和自由”是值得关注之处。秩序提供了档案可能性空间在某时某刻成为某一确定形态的规则，保密、封闭、开放和服务，都是秩序的体现；自由则强调人们对接触、了解历史的平等权利，信息权利是其中之一，自由体现档案可能性空间的变形动力，也体现了信息穿越坚厚社会岩层的生命力。
档案价值规律在“形态”要素和“技术”要素上相对容易理解，在“安全和效率”“秩序和自由”等关涉人的要素上体现其值得玩味之处。
7.价值条件
档案实现价值有条件问题。由于价值存在于人与档案的关系之中，当这种关系并不明确的时候，档案价值潜而不彰。当人们开始形成、保存和利用档案时，档案价值便体现出来，影响价值实现的条件也开始发挥其作用。
常被引入价值条件讨论的，有政治、经济、文化和技术等组成社会的元素，有档案实践的状态和水平，也有所谓社会档案意识等问题。 根据影响档案现象的三个维度，除了形态维度针对档案自身外，政治、经济和文化等社会元素内化为价值维度，提供档案实践的基本观念和工作导向，进而影响了档案对人的有用性。如信息开放与控制的相关政策、信息权利等问题。技术环境内化为技术维度，影响了档案形态和档案实践的路径、工具，进而对档案与人的关系做出技术性调整。如信息服务技术的提升。
关于档案价值条件，从业者对社会档案意识也非常关注。社会档案意识，简言之就是社会对档案的看法，是档案认识论问题。之前我们已经得出了档案认识论的结论：档案是可能性空间。无论人们对档案充满肯定和认同，还是人们对其有什么成见和刻板印象，其体现的是人们自身对可能性空间的倾向性看法――一花一世界、一叶一菩提。
档案实践可以从促进某方面工作、保障档案人自身权益和社会地位等角度期望人们具有某种认识，甚至去重构认识，如提高管理者对档案实践地位的重视程度。然而，在更多的场景下，档案实践应充分尊重认识的多元性，呵护认识多元性的内在联系，如协调政府和公众对档案的不同认识，而不应以某种动机和策略，去割裂、扭曲多元性。
8.生命密码
通过上述章节关于档案现象的认知，从宏观视野上，我们总结出了“档案系统”=“社会需求―档案实践―档案产品”的认识，在微观结构上，我们也剖析了关于档案现象的三个维度，即形态维度、价值维度和技术维度，它们背后分别关联了档案系统中“记录子系统的属性控制”“社会子系统的效用控制”“信息子系统的形式控制”。
在档案实践中，这三个子系统相互影响。例如，档案形态和信息技术应用水平影响了价值发挥的程度（如档案数字化的程度与开发利用），价值诉求和档案形态影响了信息技术应用的情况（如局域网、政务网和互联网三网隔离的数字档案馆建设与各地政府云平台建设的矛盾），价值诉求和信息技术也对档案形态产生影响（如当前互联网+政务背景下可能存在的社交媒体档案问题）
我们可以把档案系统的微观结构确立为理解档案现象的“生命密码”。
*本文系2016年国家档案局科技项目计划《“互联网+”环境下档案信息开发的创新发展研究》（项目编号：2016-R-21）和2016年河南省高等学校人文社科学研究一般项目《“互联网+”环境下档案网络信息服务研究》（项目编号：2017-ZDJH-241）的阶段成果。
