私设“小金库”,是一种严重的经济违纪行为,也是滋生经济腐败和犯罪的温床,是审计重点查处的违法违规行为。但其表现形式多种多样,又具有极强的隐蔽性,查处难度大。笔者在日常的审计工作中,总结了以下几种“小金库”的审查方法:
一、库存现金盘点法。库存现金盘点法,就是将被审计单位的库存现金与现金日记账相核对,这是我们在审查小金库问题时常用的一种方法,在被查单位无准备情况下,采用突击盘点的效果更好。若发现库存现金与账面金额不符,应立即追查其原因,对其缘由应追查到底。现金盘点时,不仅要对出纳保管的现金进行盘点,同时还要对其保险柜、办公室抽屉、橱柜等地方进行清查,特别要留意的是收款收据及其他发票、合同、笔记本、借据等有关资料,从而找到有关线索。我们审计人员在一次盘点过程中,就在出纳的保险柜中发现了被其称为“发错地方”的银行票据,经追查,为单位某领导挪用的公款。
通常使用库存现金盘点法,不仅可以查出被审计单位私设的“小金库”,还可以查出“白条抵库”等违纪违规行为。
二、账面数据分析法。账面数据分析法,就是将单位各项收入、各项经费进行对比分析,重点关注收入、支出畸低、畸高的月份。往往收入畸低的月份就有可能收入没有入账,存在转移资金的可能,同时支出畸高的月份,就有可能存在通过费用套出资金以作他用。在某一单位决算审计中,从凭证上看,并没有不符合规定的支出,且核算手续均合理,但就是在2月份一个月招待费比其他几个月要高出近十万余元。为此,我们审计人员便对2月份招待费支出凭证一张一张进行取证核实,对收款人进行调查取证,最后审查发现近十万元资金转移至账外。
账面数据分析,不仅要对收入、支出的均衡性进行分析,有关大额支出的真实性、合法性更应关注,着重从账面上发现其蛛丝马迹,揭露其隐藏的“小金库”。
三、外围调查询证法。查处被审计单位“小金库”,仅从被查单位账面上难以发现,从其下属单位、被管理单位、被收费罚款单位以及发生业务较多的单位,追查与其有经济往来的对象入手,是查处“小金库”的又一种方法。在一次专项审计过程中,我们审计组采取从外围攻破的方法,深入农户家庭,调查取证专项资金的使用情况,通过对农户的调查取证发现,按政策规定应下发的补助并未下发给农户,但是当我们审查该笔专项资金的主管单位时,账面上并未有向农户收取材料费的收入,面对我们通过外围调查取得的证据,主管单位不敢不把私设的“小金库”拿出来。
四、会议资料查阅法。在单位的会议记录、有关合同协议资科等里,往往隐藏着会计账簿里看不到的东西,应特别关注有关财务管理上的记录,查阅被审计单位会议记录有时候会有不小的发现。笔者在审计工作中,有一学校外界评价都很高,进点时从学校硬件设施上来看,在我们这边确实不错,从账面上来看也没发现严重的违纪违规行为。为此,为对此学校进行进一步了解,我们审计组决定查阅学校的会议记录,从会议记录上来看,发现学校将违规在食堂收入中坐支,用于发放教师补助、违规将学生收取考试费、水电费账外存放。
