1 照片档案的地位和作用
长期以来，文字档案是研究历史的专家的重要资料，而照片档案则是一种辅助性、边缘性的材料，随着摄影技术的产生和普及，照片和视频慢慢成为了人们记录各项活动的重要方式。成为佐证和研究历史的重要依据，所谓一张图片胜过千言万语，正是因为他的这种特殊的优势，使得他在历史的研究中发挥了越来越重要的作用。
1.1 照片档案是记录历史不可缺少的资料
照片档案记录的信息准确逼真，现场感强，几乎能被所有的用户认可和接受。它所记录的场景和画面，不需要通过文字描述来获得联想和想象，因此，不受使用者的文化水平影响。由于他所记录的信息是历史的第一现场，因此它就成为还原历史现场的最重要手段和方式，他可以使人们能够身临其景地感受档案的真实存在，能够让人体会到一种无法用语言文字描述的真实感受，真实地记录和见证了历史，使历史事件变得生动而形象，这种作用是任何档案无法替代的。
1.2 照片档案是对传统档案的一种完善和补充
其一，传统文字档案在发展的过程中暴露出了一些问题，记录的对象过于单一，查寻过去的档案，基本上都是基于各个领域的名人和政要，而且绝大部分是官方资料，民间的文献很少，极大地限制了对历史的深入研究，随着研究视野的不断扩大，各种形式的档案资料进入人们的视野，研究者不再局限于文字档案，使得照片档案的历史价值得以显现，而不再是文字档案的附属品，成为记录历史的重要手段，记录历史本来就应该是立体的、全方位的，照片档案拓宽了传统档案的视野，尤其是近现代，丰富的图像资源直接成为历史研究的重要素材。
其二，照片档案和传统档案记录的对象不尽相同。传统的档案记录的是正史，主要信息来源于官方，其对象侧重于上流社会各个领域的精英政要，主要记的是重大事件，他无法完整地反映当时的社会、生活和经济，而照片档案不局限如此，他不仅记录着重大事件的影像资源，而且还记录着普通人的生活状态，能从侧面反应那个时代人民的生活状况，随着研究领域的拓宽，历史的研究也突破了传统的界限，逐渐将普通人的历史也纳入其中，比如在研究军事历史时，常常从照片影像资料中挖掘出在那个战争年代普通人的生活，战争是怎么改变一个普通老百姓的命运，从中可以概括出当时普通民众生存状况，它比文字档案更能反应历史的残酷，更加接近真实的历史，它们的存在使研究历史更加多元化。
其三，照片档案有利于历史知识的传播和普及在媒体多样化的今天，越来越多的人能过图片展览、网络传播和档案记录片来了解历史，历史照片、影像经常出现在各类展览、书本和记录片之中，特别是以历史和影像资料为的各类记录片，因此在历史的传播和普及中，照片影像档案在其中扮演了重要角色，其作用是不容忽视的。
2 照片档案失真的原因分析
2.1 数码照片档案自身具有易修改性
传统摄影技术，需要曝光才能成像，曝光后冲洗成胶片的底片是无法进行修改的，而数码相机记录的是数码信息，它利用电脑上功能强大的图像编辑软件可随意对其进行修改，通过挖补、添加或者合成等手段生成的图片仿真度极高，不通过高端技术无法分辨其真假。
档案要求记录生活中真实的原始信息，真实性和原始性是档案的最根本的属性，如果它不真就失去了档案的意义，而数码照片档案在这方面就天生存在缺陷，数码文件的真实性鉴别需要借助非常专业的技术手段，数码照片是否失真的判断更是难上加难，如果失去了档案的真实性和原始性，数码档案就变得毫无价值和意义，也就失去了其凭证作用的地位。因此利用数码相机享受他给我们带来了方便的同时，也要采用一定的技术手段，保证作为档案的数码照片不失真，在收集和利用数码照片时，要重视鉴定工作，保证照片的原始性、真实性和完整性。
2.2 导致照片档案信息失真的环境因素
照片档案在存储时必须通过编码，在读取时候要进行解码，对图片文件编码和解码的过程中则需要借助计算机之类的硬件设备、WINDOWS 之类的操作系统和 PHOTOSHOP 之类的图片处理的应用软件，由于现在的科学技术日新月异，而且商家在竞争异常激烈，出于利益和竞争的需要，商家不断地对自己的产品进行升级，而且有时为了推销配套的产品，使之并不能做到向下兼容，还有的商家在竞争中破产，这样的话，原来公司所使的照片文件格式就没有兼容性，这样后来生产的硬件系统或者软件系统不再支持过去老的照片格式，或者是对老的格式不能完全兼容，这样随着时间的推移，时间长了一些旧的照片就很难被新的设备和系统读出或者说读出的信息已经失真，为了解决这一难题，目前电子照片档案管理的办法是对旧的照片文件进行更新、迁移、仿真等处理，处理了之后文件已经不是原来的文件夹，虽然它保证了档案文件的利用和读取的问题，但难以保证照片不失真。
2.3 导致照片档案失真的技术因素
数码照片档案主要是采用数字相机拍摄或者扫描仪扫描得到的，并且还通过一些图像处理软件对图像进行编辑处理，迁移、压缩等一系列对它的修改操作，而这些操作并不在电脑上或者图片上留下明显痕迹，一般的技术手段很难发现，通过修改后才把它存在计算机或者某些存贮载体上，技术的多样性，导致鉴别真假变得非常复杂，另外数码照片文件在网上传输和存储过程中，由于非法使用，病毒入侵，黑客攻击，信息泄密，电源故障，硬件故障等原因使得图像档案出现被修改伪装被删除等情况。
3 对策
(1)选用合理的格式存储照片档案
目前市面上数码照片的格式比较多，如 BMP、JPG、RAW、GIF 等等，用得比较多的是 TIF、JPG、RAW 三种格式，JPG采用的是有损压缩，用高分辨的打印或者扩印这类图像的时候会显现受损情况，这不利于图片档案的利用，特别是需要放大的图片档案是不能用这种格式来存放图片档案的，否则图片档案的价值班就会显著下降，甚至一文不值，TIF 是未经过压缩处理的图像，其占用的空间非常大，同样尺寸的图像 TIF 要比 JPG 文件大的多，有时甚至数倍，而本身图片档案就要比文字档案占用的空间要大的多，用这种格式存放少量的图像档案是没有问题的，但是它不利于图像档案的大面积存放。
(2)建立行之有效的管理机制。
要健全数字照片档案管理制度。各档案部门可以结合自身情况，制订出适合本机构的图像档案从形成到利用一系列过程的制度和规范，保障流程中各个环节的安全，建立专门的组织机构来对图像档案进行收集管理和鉴定工作，从而保证档案管理工作的长期性和稳定性。
(3) 采取安全可靠的技术措施来保证数码照片安全。
首先要保证物理环境安全，这是保证数码照片档案安全的前提，无论是档案的在线存储，它的载体计算机和网络设备只有在良好的环境下才能够很好的运行，不同级别的计算机机房对环境的温度、湿度以及尘埃的粒度都有要求，另外电磁干扰、静电和雷击也是需要防范的因素。离线存储的电子照片档案一般保存在光磁介质上它们对温度和湿度的要求更高，最好在温度和湿度保持稳定的环境中才能做到长期保存，而且还得远离磁场防止电磁干扰，并且还要定期对存储载体进行检测和复制。
4 作好数码照片的鉴定工作
图片档案造假是一个非常普遍的现象，一方面要从技术制度上管理上加以完善外，还要重视其鉴定工作，我们不能完全依赖于部门的自觉行动，只要搞好了鉴定工作，能够有效辨别图片的真假，才能够督促各相关部门更好地改行工作，从而使得照片不会失真，，因此要想保证照片档案不失真就必须做好照片的工作，使假者无漏洞可钻，或者说使他们付出高昂的代价，而且可靠的鉴定能够让使用者知道照片是否失真，它是否能够成为法律证据等等，他对照片档案其他各个环节起着监督和促进的作用。
