一、文字功底是现代秘书的基本素质
现代秘书是掌管文书并协助公司领导处理日常工作的人员，是领导的参谋助手，秘书工作的基本性质要求秘书必须具有良好的书面语言表达能力，要擅书(即办理文书)，以书为主，寄情于书，要会驾驭文字材料。
秘书人员的书面表达能力即指一般的写作能力，写作能力是秘书人员非常重要的基本功。文秘人员一定要具有良好的书面表达能力，具有扎实的文字功底，这是秘书人员最起码的素质要求。由于秘书写作的对象主要是公文，因此，秘书人员要根据领导授意与工作需要，需经常撰拟各种文稿，这就要求秘书不仅应具备一般的书面表达能力和写作技巧，而且应熟知各种公文的写作，熟练掌握各种公文的要求与方法，能够撰写出观点正确、内容充实、结构严谨、表达流畅、格式规范、文笔精练的各类公文。
二、现代秘书文字表达能力的培养
秘书在工作中要从事各种公文的写作，要求熟练掌握各种公文的写作方法和技巧，迅速准确地撰写各类公文。为能撰写一篇高质量的公文，充分发挥公文的作用，提高工作效率，在写作时必须注意各个环节。
(一)、公文写作前，要大量占有材料，构思文章
写作前要做好材料准备工作。公文要有的放矢的，写作前要积累丰富的材料，并加工处理，去粗取精，去伪存真，然后构思全局，列出提纲，为文章的结构层次、观点的提炼，都从这里起点。这样才能更好地体现领导的意图和决定。
(二)、合理安排结构，善于谋篇布局，突出中心
撰写公文要求文字简练，善于谋篇布局、合理安排结构，中心突出，层次清楚，逻辑性强，结构紧凑，这就高度体现了公文写作的本质特征。公文应围绕主题，中心突出，结构合理，详略得当，重点突出。
(三)、具有一定的文学知识，懂得语法和逻辑知识
秘书应具有一定的文学功底，懂得语法和逻辑知识。不写错别字，正确使用简化字，书写规范，字迹工整，词汇丰富，并能选用最恰当的词语，准确地反映实际情况，增强工作的主动性，准确地贯彻落实党的方针政策，使公文意图生动地突现出来。
(四)、熟悉各种公文的种类、用法及格式
公文是一种特殊的文章，除要遵行一般的写作规则之外，还需要遵循公文写作的特殊规律。文秘人员在撰写公文时，无论是的公文的内容、公文文种的选择、公文格式、文风、还是行文语气以及表达方法等因素，都应规范运用。因此，公文写作时，行文关系要正确，选用文种要恰当，使用语言要准确，公文格式要规范。
公文内容必须符合国家的法律法规、路线方针政策，合乎上级指示和规定，与本机关其他现行有效文件保持一致。实事求是，即要求公文的内容能从实际情况出发，有切实的客观针对性，有利于解决实际问题;要忠实地反映情况和问题;各种判断要合乎实际;各种解决问题的方法措施应切实可行，具有可操作性。文种使用要恰当。不同的文种，具有不同的功能和作用，并体现发文机关与受文机关之间的关系，体现了不同的行为目的。文种使用不当，会造成行文关系的混乱。恰当地使用文种，可以进一步增强公文的效能，确保公文的写作质量。因此，秘书要深入研究文种，恰当使用文种，因此，文秘人员在撰写公文时，要注意常用公文文种的区别，要对号入座、忌张冠李戴，应准确掌握和正确应用，根据行文关系、行文目的选择文种，使用文种。
公文格式要规范。公文的规范格式能够体现公文的法定效力、权威性与严肃性，以规范、庄重的形式和逻辑力量引起人们对它的重视，为人们阅读、承办和管理公文创造便利条件，有利于提高工作效率，是公文有效性的切实保障。这些格式规范对于表明公文的来源、去向、内容、时间、传知范围及对公文印制规格有着重要的作用，我们要根据公文写作的目的、内容、需要以及所要解决的实际问题去写作。
(五)端正文风，行文语言准确、简练
树立健康优良的文风，这是当今公文写作的一项重要任务。首先要坚持实事求是的原则，这也是秘书工作的基本原则。秘书撰写文件时，应注重调查研究，坚持实事求是的原则，内容要符合客观实际，掌握分寸，客观公正。
其次，公文语言一定要准确、鲜明、生动、简练。公文的语言要准确，是指文章要真实、贴切、规范、恰如其分地反映客观事物，并揭示其本质意义。词义要精当准确，词汇要丰富，正确地进行科学的判断和符合逻辑的推理。它要求观点符合党的国家的方针政策，准确体现发文机关意图，材料真实可靠;语言质朴、合乎语法、符合逻辑;语气轻重恰如其分，以保证语言的严谨、准确、通畅，规范、完整、清晰、耐久，准确表达中心思想。
公文的语言要鲜明，即立论明确，不能有歧义。处理好材料与主旨的关系。赞成的、反对的，歌颂的，批判的，态度明朗，是非清楚，是非爱憎分明，不能含糊其辞、模棱两可。公文的语言要生动，就是把所要写的事情、思想和情感栩栩如生地表达出来，也就是写活了。反映新事物，研究新问题，内容有新意。公文和文学作品不同，文学作品讲的是形象的生动性，公文讲的是解决问题的需求性、这就得运用公文语言的表达技巧。因此，秘书人员一定要扎扎实实过好文字语言关。
公文的语言要简练，在语言质朴、通顺的基础上，文字简明扼要，概括力强，言简意赅。要求用最简洁的文字，顺畅而有条理地说明问题，表达丰富的内容。该短则短，该长则长，句中无余字，篇中无剩言，不累赘重复，不冗长拖沓。行文简洁，主旨突出，进一步提高办事效率。切忌长而空，累赘重复，冗长拖沓。我们一定要提高对端正文风的认识，杜绝弄虚作假、套话连篇，空洞无物、浮华雕饰、矫揉造作等风气对公文的影响，树立优良文风。讲究工作实效，注意调查研究;提高自身的素质。
