【摘 要】研究生秘书的管理工作主要是沟通信息，积极配合领导进行教学管理，安排导师与学生的课程等内容。研究生教学秘书是高校研究生教育不可或缺的部分，为了实现研究生管理的科学化、高效化，文章将对研究生教学的工作特点、职责和作用以及创新方面对研究生教学秘书管理进行论述。
【关键词】研究生教育；管理工作；教学秘书
近年来，随着高校研究生规模的扩大和研究生管理工作下移，学院研究生教学秘书管理工作越来越复杂。而教学秘书在整个管理工作中扮演了非常重要的角色，因此在教学管理中能够科学的将整个教学的工作安排好，在管理时能够总结出一套合理的管理机制就能够提高研究生秘书管理的效率。
研究生教学秘书就是高校院系中的教学管理者，是高校院系研究生教学管理中链接纽带，是实施者，因此教学秘书就影响着高校院系的研究生教学质量。
一、研究生教学秘书工作特点
（一）对象广泛
研究生教学秘书的工作对象主要是研究生和导师。根据社会进步的要求，研究生的培养方案也会有相应的变化，所以对研究生教学秘书的要求就会增高。面对大规模的研究生和研究生的多样化，如来自不同的区域、不同的家庭、不同的社会阅历以及思想水平等等会对研究生教学秘书的管理提出更高的要求。
（二）内容繁杂
研究生教学管理工作是一项综合性服务工作，具有较多的常规性工作：招生、教务、考务、学籍管理、成绩、档案、教师等考核等等，并且这些工作都是需要研究生教学秘书需要参与，而且都需要投入大量的工作。
（三）责任重大
研究生教学秘书的工作需要严格按照教学计划实施，而且教学秘书的工作看似简单实际则是复杂的工作，工作中难免遇到问题，有时这些问题还是复杂的重要的问题，稍有疏忽就会犯下错误酿成不可挽回的损失，小的影响学生的学习，大到影响学生的事业和发展。所以这项任务是非常重要的，研究生教学秘书也是责任重大的职位。
二、研究生教学秘书管理的职责和作用
（一）研究生需要协助进行日常的教学管理
帮助制定培养方案，根据培养方案分配教学任务，以及制定开课计划，同时还要按照课程表及时了解教师和和研究生的上课情况，协调教师和学生解决教学管理过程中的各种问题，在课程结束后需要教师及时填报研究生的成绩并上交研究生的成绩单，同时协助分管领导和教学的领导进行论文开题、中期考核、综合考试以及答辩等等工作。帮助学位评定委员会做好研究生毕业和学位资格的相关申报和 审核工作，做好相关材料的填写、统计、归档等日常管理工作。
（二）需要负责招生和档案管理的相关工作
需要进行高校院系的研究生招生宣传，面试和复试等等工作，协同分管领导编写硕士生的招生简章，进行学籍的档案管理，新入学研究生培养计划的填写，完成研究生培养的审核工作以确保中期考核顺利进行。在档案管理中还要进行研究生成绩、试卷、教学文件的整理和存档工作。
（三）确保实行教学管理规章制度
向学生和导师传达学校的相关文件的精神，通过各种渠道征求学生和导师对于管理工作的建议，及时向分管的院长和研究生院反馈，在他们之间做好沟通和协调，让各自的效率达到最大。同时需要按时参加各项相关研究生教学秘书会议，详细记录会议要求并向各方传达会议精神，做好学校与学院的沟通作用。
（四）要切实起到服务和育人两方面的作用
研究生教学秘书其实是一项服务和管理兼顾的工作。既要协助分管院长处理各项工作也要为研究生管理提出意见和建议，积极主动的提出改革完善管理体制的建议为领导提供参考。同时还需要为学生和导师服务，在平时与研究生联系和接触是可以进行引导和疏解，也需要向导师反映学生的情况，加强师生之间的交流和沟通。
在以上的工作特点和工作的职责和作用后，可以看出作为一位优秀的研究生教学秘书是非常不易的，因此我觉得要想提高研究生的管理水平，可以从几个方面努力：
1.提高研究生教学秘书的基本素质。基本素质包括多方面的，思想政治素质、职业道德素质、文化修养素质、心理素质等等。研究生教学秘书要注重提高自己的思想政治水平，贯彻党的教育方针，热爱教学秘书事业，能够有正确的为人民服务的意识，严格按照规章制度工作。提高职业素质水平，爱岗敬业、为人师表，正确协调处理个人、集体、国家之间的关系。研究生教学秘书是处理各学院专业的研究生教学管理的具体事件，那么要做好研究生教学管理工作就必须要掌握所在院系的专业知识。同时秘书专业知识对于从事教学秘书来说也是非常重要的，所以文化素养时候教学秘书应该着重提高的同时还要在工作中加以利用。心理素质也是教学秘书的必备要求，在教学管理中需要时刻保持轻松的心态，沉着冷静的处理事件，多于教师和学生交流，换位思考，能够很好的解决很多问题。
2.学校学院需要重视研究生教学秘书的作用。通常很多人认为教学秘书并不是什么重要的教学角色，认为就是要管成绩排课而已，但是事实并给如此，优秀的研究生教学秘书是需要秘书和管理方面只是你的同时还需要具备专业相关的知识，同时向上述的多种素质。首先，这样有利于招生，能够很好的介绍本专业的相关知识，使适合本专业的考生更加了解本专业，加入本校本专业的研究队伍当中。另外，在日常工作中，与研究生和教师的沟通交流能够更加方便，在档案管理过程中更加顺利。在小的方面也具有较大的优势，例如有时需要修改材料或者注册相关证件时，具有一定了解能够更加出色的完成，如果不了解就不利于同师生之间的沟通交流。
3.增强服务意识。研究生教学秘书管理的工作就是服务者的一员，要充分认识自己的工作性质，要主动的、积极的为教师和学生服务，将学校的政策传达给院系师生，将院系师生的新想法和意见反映给学校，沟通教师和研究生，在这三者之间起到桥梁作用。对待教师要尊敬同时要及时反映他们的需要和问题，对于上级部门要聆听，多传达师生的诉求，对于研究生，要多了解情况为他们提供需要的帮助。做到不拖延，不推诿，为研究生教学顺利开展服务。 4.教学秘书管理的创新思路。我国教育发展迅速，教学管理方式也在进行改革，教学秘书也就不仅仅是做好领导的助手，更加需要的是积极主动的做好参谋、合理解决突发小事件。研究生教学管理秘书需要有创新的思维，积极提出自己对教学管理的改革新观点。所表达既要符合国家教育方针又要敢于突破传统的教学管理思维，充分体现出现代教学秘书的新思维。同时还需要在服务上进行创新。深入教学一线，广泛收集学生的意见，进入课堂听课，了解教师和学生的教学过程和情况。积极主动发现教学中产生矛盾并在自己掌握的情况向相关机关汇报同时提出相关意见辅助决策。秘书事务繁复，所以需要利用新的手段来发布各种通知和文件。可以通过Email形式来进行会议通知以及通报等；利用网络QQ群来进行交流沟通，以及信息发布。依据来概括，可以通过多种渠道来增强领导、导师、研究生之间的联系。
三、结语
高校院系研究生教育在不断向前发展，关于其发展方式和理念也在不断变化，因此对于高校院系研究生教学秘书的要求也越来越高，不仅具有职业能力和责任心，还需要各种良好的素质，拥有创新角色的能力。同时要求高校院系研究生教学秘书能够对本职工作具有清晰地了解，根据国家的办学要求和学校院系的自身情况来进行特色的管理。因此，就需要研究生教学秘书在工作中不断学习新的知识，提高自己的管理模式，争取逐步提高管理工作水平。
